秘書の仕事をするならこれだけは身につけておきたいスキル


パソコンスキルは必須

秘書の仕事は、主に担当上司の補佐役になります。そこで、主な仕事にはパソコンを使ったデータ処理や書類作成などがあるのでパソコンのスキルがある程度必要です。では、どれぐらいのパソコンスキルが必要なのかというと、まずはスムーズにキーボードを打てる能力です。数多くの書類作成をしていく事になり、パソコンで文字を打つスピードが遅いと仕事が時間内に終わらない可能性があります。中には、急いで作成しなければいけない書類もあるので打つスピードが遅いと致命的です。

また、ワードやエクセルといったオフィスソフトを使う機会も多くなります。初歩的なオフィスソフトの知識を身につけておく事も必要です。秘書の派遣社員を目指すのであればパソコンスキルを高めるように努力しましょう。

接待能力は必要になる

秘書業務の中には、事務所に訪れるお客さんの接待業務があります。事務所に訪れるお客さんの中には、重要な取引先もいるので失礼がないように接待する事が必要です。上司がいる場合は、すぐに上司に連絡してお客さんを案内します。もし、上司がいない場合は、お客さんに上司が留守中である事を伝えて、何か伝言があるのかお伺いする事が大事です。さらに、お客さんの名前や連絡先などを確認しておくと、上司も後で連絡しやすくなります。

もちろん、電話での応対もありますし、さらに上司と一緒に取引先の人と食事に行く事もあります。さまざまなシチュエーションに合った接待の仕方を学んでおくと秘書として問題なく接待業務が出来ます。

仕事が増えて来れば何でも自分で行うのは難しくなります。秘書の派遣を利用すれば、細かい雑事はお願いして本業に集中出来るようになります。